Grazie a un’integrazione dedicata, nel 2019 Flunch ha adottato GetYourBill per l’emissione fattura elettronica
Flunch è una catena di ristoranti self-service nata e sviluppata in Francia e presente anche in Italia. Inserita nel grande gruppo europeo della Agapes Restauration, la catena dei ristoranti Flunch fa capo all’universo Mulliez costituito da importanti marchi fra i quali Auchan, Leroy Merlin, Decathlon, Kiabi, Pimkie, Norauto.
Dopo un periodo di chiusura a causa della situazione Coronavirus, i ristoranti Flunch hanno riaperto il 25 maggio in totale sicurezza, all’insegna del motto “Ritrovarvi sarà ancora più gustoso!”.
Flunch ha scelto di integrare GetYourBill come soluzione per la fatturazione elettronica nel gestionale sviluppato internamente; la dottoressa Alessandra Ballerini, Direttrice Amministrazione e Finanza di Flunch Italia, ci racconta il perché di questa scelta.
Buongiorno dottoressa Ballerini, ci racconta il suo ruolo all’interno di Flunch?
Sono Direttore Amministrativo di Flunch Italia da 22 anni. Ho avuto modo di seguire la trasformazione dell’azienda, sia nelle fasi crescenti, che nei momenti di difficoltà – come questo particolare periodo storico. Mi occupo, assieme ai miei collaboratori, di tutta la parte amministrativa-finanziaria e di controllo di gestione.
Come riassumerebbe lo storico di Flunch e i principi che caratterizzano l’azienda?
Flunch è parte del gruppo francese Agapes Restauration, che fa capo all’universo Mulliez Auchan, una grande galassia di attività retail. All’interno di questo gruppo, Agapes si occupa della ristorazione e in Francia ha diversi altri marchi. All’estero ha sviluppato Flunch e il marchio Trois Brasseurs.
In Italia siamo presenti con il marchio Flunch da 30 anni e le vicende sono state alterne. Siamo arrivati ad avere un massimo di 18 punti vendita e, a seguito di una ristrutturazione, siamo arrivati alla quota attuale di 7 punti vendita in tutto il territorio nazionale. Su questi abbiamo 300 dipendenti e un giro d’affari intorno ai 15milioni di euro annui.
Ci proponiamo di offrire un servizio rapido self-service, in un clima famigliare, all’interno dei centri commerciali. Ci rivolgiamo a chi ha bisogno di mangiare cibo sano, in velocità e a un prezzo contenuto. I nostri clienti sono lavoratori in pausa pranzo durante la settimana mentre nel weekend ci fanno visita molte famiglie.
Come state affrontando l’emergenza Covid-19?
Abbiamo chiuso quando il decreto ci ha imposto di farlo, scegliendo di aspettare le nuove disposizioni e di non attivare nuovi tipi di servizi.
Abbiamo invece puntato sulla riapertura. Ci serviremo di un’app per la raccolta degli ordini a distanza e ci organizzeremo per evitare assembramenti a causa dell’importante taglio che abbiamo dovuto fare sul numero dei posti a sedere, da 300 a 100 persone massimo in ognuna delle nostre sale.
La chiusura forzata dei ristoranti Flunch non vi ha impedito di mantenere vivo il legame con i vostri collaboratori e di ricevere l’affetto dei vostri clienti. Ci racconta qualcosa dell’iniziativa “#iorestoacasa e cucino?” e dei vostri gesti di solidarietà?
Per mantenere il rapporto con la clientela più affezionata, raggiunta in 30 anni di attività, abbiamo avviato un’iniziativa sui nostri profili social. Questa ha visto il coinvolgimento dei nostri dipendenti, molto propositivi e legati all’azienda, che hanno condiviso le foto dei piatti che sono abituati a preparare per i nostri clienti.
Essendo poi stati costretti a chiudere da un giorno all’altro, ci siamo ritrovati con molti stock in giacenza. Avendo prodotti di qualità, le cui scadenze sono a breve termine, abbiamo scelto di regalare questi prodotti alle mense sociali più vicine e ai nostri dipendenti.
Da dove nasce questo rapporto così forte e stretto con i propri dipendenti?
Il gruppo ha dei valori familiari molto forti: la proprietà è di un’associazione familiare, non quotata in borsa, in cui tutti gli azionisti fanno parte della stessa famiglia.
Per i mesi di marzo e aprile, il gruppo ha scelto di anticipare la cassa integrazione e integrarla al 100% dello stipendio. Per il mese di maggio invece, visto le gravi perdite dovute al periodo di stop, verrà sempre anticipata ma senza integrazione. È stato un gesto molto apprezzato dai dipendenti, che ha messo in luce ancora una volta i grandi valori aziendali.
Parlando di riorganizzazione delle procedure aziendali, quanto è stata impattante l’integrazione della fatturazione elettronica a gennaio 2019 e com’è nata la collaborazione con GetYourBill?
Noi abbiamo due sistemi contabili. Quello centrale, dedicato alla contabilità, è stato adattato dai nostri sviluppatori e non abbiamo avuto problemi.
Le difficoltà sono emerse con il sistema per il ristorante, sistema casse e back office, che è totalmente autoprodotto dal team di sviluppo interno francese, comprensibilmente meno aggiornato sulle novità della normativa fiscale italiana.
Non potevamo gestire da soli la fatturazione elettronica, abbiamo cercato un partner per adeguarci. Tra le varie offerte che il mercato offriva, GetYourBill era l’unica in grado di adattarsi al nostro sistema e che non fosse legata unicamente a sistemi di cassa già esistenti in Italia.
Abbiamo avviato la collaborazione con i loro programmatori e, nonostante le preoccupazioni legate alla complessità del nostro sistema interno, devo ammettere che è andato tutto veramente molto bene. I tecnici GetYourBill si sono interfacciati con i nostri e siamo riusciti a far modificare il sistema casse in modo che dialogasse con quello fatture.
Per raggiungere il funzionamento di tutti gli automatismi ci sono voluti circa 3 mesi. In questo lasso di tempo ci siamo resi conto del valore di GetYourBill, che è stato in grado di non far mai mancare il servizio, anche ricorrendo alla gestione manuale di una mole importante di fatture, pur di non creare disagi a noi e ai nostri clienti.
Dal punto di vista dei vostri operatori e clienti com’è stato vissuto il cambiamento?
È andato tutto bene. Per gli operatori non è cambiato praticamente nulla: la fattura elettronica viene emessa sempre dal nostro sistema casse, solo che, anziché stampare la vecchia fattura cartacea, viene stampato il documento proforma GetYourBill.
I clienti non hanno avuto problemi nella ricezione della fattura elettronica. In cassa spieghiamo anche i servizi aggiuntivi di GetYourBill, come la possibilità di archiviare on-line le fatture automaticamente grazie al proprio Codice Cliente GetYourBill. I clienti abituali apprezzano e sembra utilizzino abitualmente questi servizi.
Abbiamo lavorato con tanti consulenti negli anni e raramente abbiamo trovato una grande flessibilità come con GetYourBill e non è assolutamente scontato. Abbiamo lavorato con strutture più grandi e complesse a cui richiedere un minimo di cambiamento sul servizio diventa molto complicato. Con GetYourBill, invece, ho trovato cortesia, flessibilità e adattabilità e soprattutto, la capacità di lavorare con utenti stranieri, che non sono a conoscenza di quello che sta succedendo nella fiscalità italiana.
